一、 明确发文主旨
任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即
发文的主题与目的，包括以下几项内容:
1.文件的中心内容是什么?比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样?存在哪些问题，解决方式、需协
助事项;再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。
2.根据文件内容，准备采用什么文种?比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况简报;针对下级来文
所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。
3.明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验;是给领导、
有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。
4.明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照
执行、研究参考、征求意见等。
总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中
有数，才能够落笔起草。
二、收集有关资料，进行调查研究
发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体
的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需
要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为
复杂，还要进行具体的分析和归纳;如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、
条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。
总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，
然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。
三、拟出提纲，安排结构
在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出
来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。
提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致
安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文
件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题
的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要
集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。
拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提
纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛
盾的现象。
四、落笔起草、拟写正文
结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点:
1. 要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问
题，做到材料与观点统一。
在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令
人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗
列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图 ，特别是情况汇报、工作
汇报介绍。
2. 要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清
楚明了。
五、反复检查，认真修改
初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也
同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。
1. 关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。
2. 关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。
3. 关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过适当的材料表现出来。
4. 关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。
5. 关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。
修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。
